Toda empresa tem perguntas que se repetem sem resposta escrita, e pessoas que são a única fonte de um assunto. Enquanto isso fica invisível, ninguém decide nada. Este guia mostra como transformar essas perguntas num mapa, com dono e prioridade.
Registrando as perguntas que ficam sem resposta com fonte, agrupando por assunto e contando quantas vezes cada uma aparece. Junte a isso as pessoas que são a única fonte de um tema e os documentos vencidos. O resultado é um mapa de lacunas: cada uma com um dono, uma prioridade e uma data para fechar.
"Como pedir férias", "quantos dias antes posso pedir férias" e "férias com 13º" são a mesma lacuna. Agrupar evita tratar cem perguntas como cem problemas.
Quantas vezes o assunto apareceu, em quais setores, e qual o impacto: parada de produção, risco de acidente, reprovação em auditoria, cliente esperando.
Cada lacuna vai para quem sabe o assunto, com prazo. A resposta dele vira documento com dono e versão, e a lacuna fecha.
Lacunas abertas, fechadas e novas, por setor. O número que importa é a tendência: o mapa precisa encolher onde a empresa mais pergunta.
No Corptex, o mapa se monta sozinho a partir do uso. Toda pergunta sem resposta com fonte vira sinal; perguntas parecidas viram um único assunto; o painel mostra a frequência, o setor e quem é a única fonte de cada tema. A lacuna vai ao especialista certo, e a resposta dele, confirmada, entra na base. A gestão acompanha no painel de lacunas.
Leia também os guias de Knowledge Loop, registro de decisões e conhecimento da manutenção.
É uma pergunta que as pessoas fazem e que a empresa não consegue responder com uma fonte: não há documento, a instrução está desatualizada ou só uma pessoa sabe. Cada lacuna custa tempo, retrabalho e risco quando essa pessoa não está.
Olhando as perguntas que já são feitas: chamados repetidos, dúvidas no grupo do WhatsApp, buscas sem resultado e perguntas que só uma pessoa responde. Agrupe por assunto, conte a frequência e dê um dono para cada grupo.
Pela combinação de frequência e impacto: comece pelo que se pergunta muito e pelo que pode parar a produção, causar acidente ou reprovar uma auditoria. Lacunas em que só uma pessoa sabe, e essa pessoa está perto de sair, sobem para o topo.
Uma conversa de 30 minutos, uma demonstração com um setor real e um plano de implantação fechado em semanas, não meses.
